Pokud jde o software o evidenci úkolů a správu malých individuálních projektů, jsem zkušený uživatel. Používal a zkoušel jsem leccos na Windows a na Windows Mobile. Dost dlouho jsem byl fandou My Life Organized. Opustil jsem ho před třemi lety, protože jsem přešel se vším všudy na Mac a tam tehdy MOL neexistoval (neexistuje dodnes, verzi pro iPhone slibují už dlouho, ale pořád nic). Mezitím jsem ale přišel na chuť jednodušším nástrojům a k MOL bych se už vrátit nechtěl. Pro toho, kdo má rád hodně features a používá Windows na stole i mobilně, je to však stále špičková věc.

Po přechodu na Mac jsem vyzkoušel leccos - úkoly přímo v iCalu, webové aplikace Vitalist a Remember the Milk, dokonce těžkou páru OmniFocus. Přitom jsem si metodou pokusu a omylu ujasňoval, co vlastně od takové aplikace chci.

Pak jsem objevil Things a myslel jsem, že mám vystaráno. Moc se mi na nich líbí dobře vyladěný poměr mezi jednoduchostí a množstvím dovedností, mají spolehlivou synchronizaci mezi více instancemi, vypadají pěkně a ovládají se snadno. Postupem času mi ale začalo vadit, že cokoli tam uložíte, je úkol a nic jiného než úkol. Abych to vysvětlil lépe: v mém vidění světa se projekty skládají z úkolů a poznámek. Sedím na poradě a diskutujeme o problému, dělám si poznámky, několik z nich bude představovat úkoly, ty ostatní jsou „jen“ informace, které však chci mít uložené spolu s úkoly kvůli kontextu. Tohle nástroje typu Things nedovedou (anebo jen násilně, třeba zavedením vlastní konvence, že úkol začínající dvěma lomítky není vlastně úkol, ale poznámka). 

Poté jsem našel aplikaci, která sice neumí spoustu jiných věcí, zato dokonale řeší právě popsaný problém úkol/poznámka. Jmenuje se TaskPaper a její autor musel uvažovat podobně jako já v předchozím odstavci. TaskPaper pracuje s textovým souborem. Když řádek uvedete odrážkou, je to úkol. Když řádek ukončíte dvojtečkou, je to název projektu. Řádky bez další specifikace jsou prostě poznámky. Aplikace má k dispozici několik skinů, v nichž se tyto tři typy dat různě formátují. Když uvedete slovo zavináčem, stává se z něj tag, podle nějž lze hledat a filtrovat. Drasticky jednoduché, ale s údivem jsem zjistil, že mi to vlastně docela vyhovuje. Ne beze zbytku: dost šílené je třeba to, že k úkolu nemůžete přiřadit termín. Ale dokonce i to beru výměnou za integraci poznámek.

Pak se stalo něco, co se podobným „malým“ aplikacím stává. Jesse Grosjean, autor TaskPaperu, provozuje vlastní synchronizační službu umožňující uživatelům sdílet data mezi TaskPaperem na iPhone a na Mac OS. Služba jede na Google App Engine. V GAE někdo něco předělal, synchronizace je mimo provoz a Jesse zatím neví proč. Když se spolehnete na aplikaci synchronizovanou přes internet, říkáte si o tenhle druh průšvihu, kvůli tomu to nepíšu. Ono se to zase spraví.

Ale při té příležitosti jsem si uvědomil, že bych už své hledání to-do/projektové aplikace chtěl ukončit a mít definitivní řešení. Sepsal jsem si seznam požadavků a zdá se mi, že neexistuje nic, co by ho splňovalo. Zajímalo by mě jednak samozřejmě, zda o nějaké pěkné aplikaci nevíte; ale také to, do jaké míry je seznam mých přání obvyklý či naopak výstřední. Tak tedy:

• Prostředí Mac OS, synchronizace do iOS (iPhone a iPad). Nativní aplikace pro Mac, iPhone a iPad, nikoli práce přes web.
• Poznámky a úkoly vedle sebe ve stylu TaskPaper.
• Stabilní zázemí vývojářské firmy a tedy rozumná záruka fungování.
• Export dat do nějakého univerzálního formátu, aby se předešlo lock-in.
• Filtrace úkolů a poznámek podle uživatelsky definovaných tagů a podle termínu.
• Hierarchie projekt - úkol - podúkol.
• Jednotný inbox, jak jej doporučuje metoda GTD: napřed sypu problémy na jednu hromadu, až pak je třídím.

Seznam je už sám o sobě kompromisem, hodně věcí, které bych měl rád, se na něj nedostalo, takže bych z něj nerad slevoval.

To-do nástrojů je k dispozici neuvěřitelné množství. Třeba někde ten můj čeká a nevíme o sobě?